Bestellungsablauf

Mit Bestellungen können Unternehmen ihre Ausgaben verfolgen und kontrollieren. Wenn Bestellungen für ein Unternehmenskonto aktiviert sind, werden alle Bestellungen automatisch als Bestellungen verarbeitet.

Der Bestellungsworkflow kann auf verschiedene Weise variieren:

• Wenn keine Genehmigungsregeln festgelegt sind, können Bestellungen aufgegeben und direkt abgeschlossen werden.
• Wenn Genehmigungsregeln festgelegt sind, durchlaufen normale Benutzer den Genehmigungsprozess.
• Unternehmensadministratoren können die Genehmigungsregeln umgehen.
• Offline-Zahlungsdaten werden bei der Erstellung der Bestellung eingegeben.
• Die Online-Zahlungsdaten werden eingegeben, nachdem die Bestellung genehmigt wurde.

Dieses Thema bietet einen Überblick über die grundlegenden Konzepte und Arbeitsabläufe für Bestellungen.

Grundlegender Workflow für Bestellungen

Unternehmen verwenden Bestellungen, um zu kontrollieren, was Mitarbeiter im Namen des Unternehmens einkaufen dürfen, und richten häufig Genehmigungsregeln ein, um die Unternehmensrichtlinien durchzusetzen. Je nach Genehmigungsregeln müssen möglicherweise mehrere Personen die Bestellung genehmigen.

1. Ein Benutzer erstellt eine Bestellung über Waren im Wert von 25.000 $.
2. Der Vorgesetzte muss die Bestellung genehmigen.
3. Da die Bestellung mehr als 10.000 $ beträgt, muss auch der V.P. zustimmen.
4. Je nach Zahlungsmethode wird die Bestellung nach der Genehmigung automatisch in eine Bestellung umgewandelt, oder der Benutzer kehrt zurück, um die Zahlungsdetails einzugeben.

Offline- vs. Online-Zahlungsmethoden

Da sich die Arbeitsabläufe je nach Zahlungsmethode ändern können, sollten wir die Unterschiede zwischen Online- und Offline-Zahlungsmethoden beschreiben.

Beispiele für Offline-Zahlungen sind:

• Scheck/Geldanweisung
• Zahlung auf Rechnung
• Nachnahme
• Banküberweisung
• Kredit im Geschäft

Beispiele für Online-Zahlungen sind:

• Kredit-/Debitkarten
• Paypal
• Braintree

Aus Sicherheitsgründen möchten Online-Shops in der Regel keine Kreditkartendaten speichern, während sie auf den Abschluss des Genehmigungsverfahrens warten. Wenn also eine Online-Zahlungsoption ausgewählt wird, kehrt der Ersteller der Bestellung nach der Genehmigung zum Shop zurück, gibt die Zahlungsdaten ein und schließt die Bestellung ab.

Da Offline-Zahlungsmethoden, wie z. B. eine Zahlungsanweisung, außerhalb der Website abgewickelt werden, sind sie sicherer. Bestellungen mit Offline-Zahlungen können nach einem eventuellen Genehmigungsverfahren automatisch verarbeitet werden.

Diese Unterscheidung zwischen den Zahlungsarten führt zu leicht unterschiedlichen Arbeitsabläufen.

Weitere Informationen finden Sie unter Zahlungsarten

Genehmigungsregeln

Genehmigungsregeln werden verwendet, um Ausgaben auf der Grundlage von Unternehmensrichtlinien zu kontrollieren. Beispiele für Genehmigungsregeln sind:

• Jede Bestellung über 100 $ muss von Ihrem Vorgesetzten genehmigt werden.
• Jede Bestellung über 1000 $ muss von Ihrem Vorgesetzten und dem Unternehmensadministrator genehmigt werden.
• Jede Bestellung mit mehr als 30 eindeutigen Artikeln bedarf der Genehmigung durch den Unternehmensadministrator.

Wenn Ihre Bestellung also weniger als 100 $ beträgt, können Sie sie sofort abschließen.

Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigungsregeln

Arten von Shop-Benutzern

Der Bestellungsworkflow kann auch unterschiedlich sein, je nachdem, wer den Einkauf tätigt.

• Für einen normalen Angestellten können alle Genehmigungsregeln gelten
• Ein Manager könnte mehr Kaufkraft haben und würde andere Genehmigungsregeln haben
• Unternehmensadministratoren können alle Genehmigungsregeln umgehen und ihre Bestellungen automatisch ausfüllen lassen.

All diese Faktoren können einen Einfluss auf den genauen Ablauf der Kaufabwicklung haben.

Ablauf einer Bestellung

Abhängig von ihrer Rolle und der Bestellung können Unternehmensnutzer einer Reihe von Genehmigungsregeln unterworfen sein. Und je nachdem, ob Online- oder Offline-Zahlungsmethoden verwendet werden, ist der Ablauf etwas anders. Unternehmensadministratoren können Bestellungen automatisch erstellen und dabei die Genehmigungsregeln umgehen.

Ablauf einer Bestellung

Da die Speicherung von Online-Zahlungsdetails während des Genehmigungsprozesses ein Sicherheitsrisiko darstellt, werden diese Details nach der Genehmigung hinzugefügt und die Bestellung wird dann in eine echte Bestellung umgewandelt.