Ausstellen einer Gutschrift

Bevor eine Gutschrift gedruckt werden kann, muss sie zunächst für eine fakturierte Bestellung erstellt werden. Je nach Zahlungsmethode können Sie aus einer offenen Gutschrift sowohl Online- als auch Offline-Rückerstattungen (teilweise oder vollständig) ausstellen.

  • Rückerstattungen können auf ein Ladenguthaben angerechnet werden.
  • Rückerstattungen können auf ein Firmenguthaben angerechnet werden.
  • Einkäufe, die mit einer Kreditkarte getätigt wurden, können entweder online oder offline rückerstattet werden.
  • Einkäufe, die per Scheck oder Zahlungsanweisung getätigt wurden, müssen offline erstattet werden.

Für jede Gutschrift mit einem offenen Status ist eine Rückerstattung fällig.

Mit Gutschriften können Sie:

  • Den vollen Betrag einer Rechnung erstatten.
  • Einen Teilbetrag einer Rechnung erstatten.
  • Mehrere Teilbeträge einer Rechnung erstatten.
  • Mehrere Rechnungen pro Bestellung erstatten, wobei der Gesamtbetrag der Bestellung nicht überschritten werden darf.
  • Erstattung eines Teils der Menge für eine Position, z. B. drei von fünf Hemden in einer Bestellung.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Rechnung.

Einstellung der Zahlungsaktion

Der Rückerstattungs-Workflow für Bestellungen, die mit Kreditkarte bezahlt wurden, wird durch die Einstellung der Zahlungsaktion in der Konfiguration für jede verfügbare Zahlungsmethode bestimmt. Rückerstattungen können erst erfolgen, wenn die Transaktion abgewickelt ist.

Einstellung Zahlungsaktion

  • Wenn die Zahlungsaktion für Ihre konfigurierte Zahlungsmethode auf Autorisieren eingestellt ist, müssen Sie zuerst die Rechnung in der Verwaltung erstellen, bevor eine Gutschrift erstellt werden kann.
  • Wenn die Zahlungsaktion für Ihre konfigurierte Zahlungsmethode auf Autorisieren und Erfassen eingestellt ist, wurde die Rechnung bereits vom Zahlungsabwickler erstellt, aber die Mittel sind erst verfügbar, wenn die Transaktion abgerechnet ist. Diese kurze Wartezeit wird von vielen Zahlungsabwicklern als Sicherheitsmaßnahme empfohlen und kann normalerweise automatisch abgewickelt werden. Transaktionen können auch manuell über Ihr Händlerkonto beim Zahlungsdienstleister abgewickelt werden.
  • Wenn Sie eine Gutschrift für eine Bestellung erstellen, die Geschenkoptionen enthält, erscheint die Rückerstattung für die Geschenkverpackung und/oder die bedruckte Karte im Abschnitt Rückerstattungssummen der Gutschrift. Um diese Kosten von dem zu erstattenden Betrag auszuschließen, geben Sie den Betrag als Anpassungsgebühr ein. Wenn mehrere Gutschriften für dieselbe Bestellung ausgestellt werden, erscheint die Erstattung für Geschenkoptionen nur in der ersten Gutschrift.

Wenn Sie Vertex Cloud verwenden, finden Sie im Konfigurationsabschnitt Vertex-Einstellungen Informationen zur Ausstellung von Erstattungen für Kundenbestellungen, die mit dem Status Betrugsverdacht oder Storniert in Rechnung gestellt werden.

Erstellen einer Gutschrift

Bestimmen Sie die Art der Rückerstattung, die Sie ausstellen möchten - für einen [Kreditkauf] (#issue-a-refund-for-a-credit-purchase) oder für einen [Scheck oder eine Zahlungsanweisung] (#issue-an-offline-refund-for-check-or-money-order)- und erstellen Sie die Gutschrift und geben Sie eine Rückerstattung aus.

Gutschrift erstellen

Eine Rückerstattung für einen Kreditkauf ausstellen

  1. Gehen Sie in der Seitenleiste Admin zu Verkauf > Bestellungen.

  2. Suchen Sie die Bestellung in der Tabelle und klicken Sie auf Ansehen.

    Bestellungs-Raster

  3. Wenn die Schaltfläche “Gutschrift” in der Schaltflächenleiste sichtbar ist, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Um eine offline Rückerstattung auszustellen, fahren Sie mit Schritt #6 fort.
    • Um eine online Erstattung auszustellen, fahren Sie mit Schritt #4 fort.

      Weitere Informationen zu Offline- und Online-Rückerstattungen finden Sie unter Gutschriften.

  4. Klicken Sie im linken Bereich auf Rechnungen.

  5. Suchen Sie die Rechnung in der Tabelle und klicken Sie auf Ansehen.

    Rechnungen Gitter

  6. Blättern Sie zum Abschnitt Rechnungssummen der Rechnung, und überprüfen Sie, ob die Rechnung auf Capture Online eingestellt ist. Klicken Sie dann auf Rechnung einreichen.

    Online erfassen

    Wenn diese Option nicht verfügbar ist, wurde die Rechnung bereits erstellt. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

  7. Klicken Sie in der Schaltflächenleiste am oberen Rand der Rechnung auf Gutschrift.

  8. Überprüfen Sie die Informationen im Abschnitt Zurückzuerstattende Positionen und führen Sie gegebenenfalls die folgenden Schritte aus:

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zurück ins Lager, um das Produkt wieder in den Bestand aufzunehmen.

      Das Produkt kehrt automatisch an den Lagerbestand zurück, wenn Produktlageroptionen auf Gutschriftartikel automatisch an Lager zurückgeben eingestellt ist. Wenn Bestandsverwaltung aktiviert ist, geht der Artikel an die Quelle zurück, die die Sendung versendet hat.

    • Aktualisieren Sie die Zurückzuerstattende Menge, und klicken Sie auf Mengen aktualisieren.

      Zu erstattende Artikel

  9. Aktualisieren Sie den Abschnitt Summen der Erstattungen wie folgt:

    • Geben Sie unter Versandkostenerstattung den Betrag ein, der von den Versandgebühren erstattet werden soll.

      Dieses Feld zeigt zunächst den Gesamtversandbetrag der Bestellung an, der für eine Erstattung zur Verfügung steht. Er entspricht dem vollen Versandbetrag der Bestellung, abzüglich des bereits erstatteten Versandbetrags. Wie die Menge kann auch der Betrag verringert, aber nicht erhöht werden.

    • Geben Sie für Anpassungserstattung einen Wert ein, der zum erstatteten Gesamtbetrag als zusätzliche Erstattung hinzugefügt wird und sich nicht auf einen bestimmten Teil der Bestellung bezieht (Versand, Artikel oder Steuer). Sie kann auch für eine Teilrückerstattung mit virtuellem Geld, wie z. B. einem Geschenkgutschein, verwendet werden, wenn ein Administrator zuerst eine nicht-virtuelle Zahlungsmethode erstatten möchte.

      Der eingegebene Betrag kann die Gesamterstattung nicht über den bezahlten Betrag hinaus erhöhen.

    • Geben Sie unter Anpassungsgebühr einen Wert ein, der vom Gesamtbetrag der Rückerstattung abgezogen wird.

      Dieser Betrag wird nicht von einem bestimmten Abschnitt der Bestellung abgezogen, wie z. B. Versand, Artikel oder Steuern.

  10. Um einen Kommentar hinzuzufügen, geben Sie den Text in das Feld Gutschriftskommentar ein.

    • Um eine E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden zu senden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gutschriftskopie per E-Mail.
  11. Klicken Sie auf Summen aktualisieren.
  12. Führen Sie gegebenenfalls die folgenden Schritte aus:

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Rückerstattung an Store Guthaben, um den Betrag auf das Ladenguthaben des Kunden zu erstatten.

    • Um den Betrag auf das Firmenguthaben des Kunden zu erstatten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Rückerstattung auf Firmenguthaben.

    • Um eine Offline-Rückerstattung durchzuführen, klicken Sie auf Offline-Rückerstattung.

    • Um eine Online-Rückerstattung vorzunehmen, klicken Sie auf Rückerstattung.

    • Wenn der Kauf mit Firmenguthaben bezahlt wurde, klicken Sie auf Rückerstattung an Firmenguthaben.

      Weitere Informationen zu Offline- und Online-Rückerstattungen finden Sie unter Gutschriften.

    Zurückzuerstattende Artikel

Offline-Erstattung für Scheck oder Zahlungsanweisung ausstellen

  1. Gehen Sie in der Seitenleiste Admin zu Verkauf > Bestellungen.

  2. Suchen Sie die abgeschlossene Bestellung in der Tabelle und klicken Sie auf den Link Ansehen, um ihn zu öffnen.

  3. Klicken Sie in der Schaltflächenleiste oben auf der Seite auf Rechnung.

  4. Scrollen Sie zum unteren Ende der Seite und klicken Sie auf Rechnung einreichen.

  5. Klicken Sie in der Schaltflächenleiste am oberen Rand der Rechnung auf Gutschrift.

    Gutschrift erstellen

  6. Überprüfen Sie die Informationen im Abschnitt Zurückzuerstattende Positionen und führen Sie gegebenenfalls die folgenden Schritte aus:

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zurück ins Lager, wenn Sie das zurückgegebene Produkt in den Bestand zurückführen möchten.

      Wenn die Bestandsverwaltung aktiviert ist, geht die Bestandsmenge an die Quelle zurück, von der die Sendung stammt. Das Produkt kehrt automatisch an den Lagerbestand zurück, wenn Produktlageroptionen auf Automatisch Gutschriftsartikel an Lager zurückgeben eingestellt ist.

    • Aktualisieren Sie die Zurückzahlungsmenge und klicken Sie auf Mengen aktualisieren.

      Der gutzuschreibende Betrag darf den für die Erstattung verfügbaren Höchstbetrag nicht überschreiten.

    Zu erstattende Artikel

  7. Aktualisieren Sie den Abschnitt Erstattungssummen wie zutreffend:

    • Geben Sie unter Versandkostenerstattung den Betrag ein, der von den Versandgebühren erstattet werden soll.

      In diesem Feld wird zunächst der Gesamtversandbetrag der Bestellung angezeigt, der für eine Erstattung zur Verfügung steht. Er entspricht dem vollen Versandbetrag der Bestellung, abzüglich des bereits erstatteten Versandbetrags. Wie die Menge kann auch der Betrag verringert, aber nicht erhöht werden.

    • Geben Sie für Anpassungserstattung einen Wert ein, der zum erstatteten Gesamtbetrag als zusätzliche Erstattung hinzugefügt wird und sich nicht auf einen bestimmten Teil der Bestellung bezieht (Versand, Artikel oder Steuer). Sie kann auch für eine Teilrückerstattung mit virtuellem Geld, wie z. B. einem Geschenkgutschein, verwendet werden, wenn ein Administrator zuerst eine nicht-virtuelle Zahlungsmethode erstatten möchte.

      Der eingegebene Betrag kann die Gesamterstattung nicht über den bezahlten Betrag hinaus erhöhen.

    • Geben Sie unter Anpassungsgebühr einen Wert ein, der vom Gesamtbetrag der Rückerstattung abgezogen wird.

      Dieser Betrag wird nicht von einem bestimmten Abschnitt der Bestellung abgezogen, wie z. B. Versand, Artikel oder Steuern.

    • Wenn der Kauf mit einem Ladenguthaben bezahlt wurde, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Rückerstattung an Store Guthaben, um den Betrag dem Kundenkonto gutzuschreiben.

  8. Um einen Kommentar hinzuzufügen, geben Sie den Text in das Feld Gutschriftskommentar ein und gehen Sie wie folgt vor:

    • Um eine E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden zu senden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gutschriftskopie per E-Mail.

    • Um die von Ihnen eingegebenen Kommentare in die E-Mail aufzunehmen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kommentare anhängen.

      Der Status einer Gutschriftsbenachrichtigung wird in der ausgefüllten Gutschrift neben der Gutschriftsnummer angezeigt.

      Erstattungssummen

  9. Um den Vorgang abzuschließen und die Erstattung auszugeben, klicken Sie auf Offline erstatten.

Feldbeschreibungen

Bestell- und Kontoinformationen

Bestellnummer Die Bestellnummer erscheint in den Bestell- und Kontoinformationen, gefolgt von einem Hinweis, der angibt, ob die Bestätigungs-E-Mail gesendet wurde.
Bestelldatum Das Datum und die Uhrzeit, zu der die Bestellung aufgegeben wurde.
Bestellstatus Gibt den Status der Bestellung als Complete an.
Gekauft von Zeigt die Website, den Laden und die Ladenansicht an, wo die Bestellung aufgegeben wurde.
Bestellt von IP Zeigt die IP-Adresse des Computers an, von dem aus die Bestellung aufgegeben wurde.

Kontoinformationen

Kundenname Der Name des Kunden oder Käufers, der die Bestellung aufgegeben hat. Der Kundenname ist mit dem Kundenprofil verknüpft.
E-Mail Die E-Mail Adresse des Kunden oder Käufers. Die Email-Adresse ist mit dem Öffnen einer neuen Email-Nachricht verknüpft.
Kundengruppe Der Name der Kundengruppe oder des gemeinsamen Katalogs, dem der Kunde zugeordnet ist.
Firmenname Der Name des Unternehmens, bei dem der Käufer beschäftigt ist und in dessen Namen die Bestellung aufgegeben wird. Der Firmenname ist mit dem Firmenprofil verknüpft.

Adressinformationen

Rechnungsadresse Der Name des Kunden oder Käufers, der die Bestellung aufgegeben hat, gefolgt von der Rechnungsadresse, Telefonnummer und MwSt., falls zutreffend. Die Telefonnummer ist mit der automatischen Anwahl auf einem mobilen Gerät verbunden.
Lieferadresse Der Name der Person, an die die Bestellung versandt werden soll, gefolgt von der Versandadresse und der Telefonnummer. Die Telefonnummer ist mit der automatischen Anwahl auf einem mobilen Gerät verbunden.

Zahlungs- und Versandart

Zahlungsinformationen Die für die Bestellung zu verwendende Zahlungsart und ggf. die Bestellnummer, gefolgt von der Währung, in der die Bestellung aufgegeben wurde. Wenn die Bestellung über Zahlung auf Rechnung mit einem Firmenkredit belastet wird, wird der Betrag angegeben, der dem Konto belastet wurde.
Informationen zu Versand und Bearbeitung Die zu verwendende Versandart und die eventuell anfallenden Bearbeitungsgebühren.

Zu erstattende Artikel

Produkt Der Produktname, SKU und Optionen (falls zutreffend).
Preis Der Einkaufspreis des Artikels. Bei B2B für Adobe Commerce spiegelt dieser Wert alle Rabatte wider, die auf den Artikel aus dem gemeinsamen Katalog angewendet wurden, falls zutreffend.
Menge Die bestellte Menge.
Zurück zum Lager Kontrollkästchen, das angibt, ob der zurückgegebene Artikel wieder auf Lager genommen werden soll.
Menge zur Rückerstattung Gibt die Anzahl der zurückgegebenen Einheiten des Produkts an.
Zwischensumme Die Zwischensumme ist der Kaufpreis multipliziert mit der Menge der zurückgegebenen Produkteinheiten.
Steuerbetrag Der Steuerbetrag, der für den zurückgegebenen Artikel gilt, als Dezimalwert.
Steuerprozentsatz Der Prozentsatz der Steuer, die auf den zurückgegebenen Artikel angewendet wird, als Prozentwert.
Rabatt-Betrag Jeder Rabatt, der auf den zurückgegebenen Artikel angewendet wird.
Zeilensumme Die Gesamtsumme der Position, einschließlich der anwendbaren Steuern, die für die zurückgegebene Produktebene fällig sind, abzüglich der Rabatte.
Bestellsumme  

Gutschrift Kommentare

Kommentar Text Ein Textfeld, das dazu dient, einen Kommentar an den Kunden zur Gutschrift einzugeben.

Erstattungssummen

Rückerstattung Versand Der zu erstattende Versandbetrag.
Anpassungsrückerstattung Ein Betrag, der zum Gesamtbetrag der Rückerstattung als zusätzliche Rückerstattung hinzugefügt wird und sich nicht auf einen bestimmten Teil der Bestellung bezieht, wie z. B. Versand, Artikel oder Steuern. Der eingegebene Betrag kann die Gesamterstattung nicht über den gezahlten Betrag hinaus erhöhen.
Anpassungsgebühr Ein Betrag, der vom Gesamtrückerstattungsbetrag abgezogen wird, wie z. B. eine Wiedereinlagerungsgebühr oder ein Betrag, der sich auf Geschenkverpackungen oder Geschenkoptionen bezieht.
Gesamtbetrag Der zu erstattende Gesamtbetrag
Kommentare anhängen Kontrollkästchen, das bestimmt, ob Kommentare in die Gutschrift aufgenommen werden.
E-Mail-Kopie der Gutschrift Kontrollkästchen, das festlegt, ob eine Kopie der Gutschrift per E-Mail versendet wird.
Rückerstattung an Store Gutschrift Kontrollkästchen, das festlegt, ob der Gesamtbetrag auf store credit zurückerstattet werden soll.
Zwischensumme Die Gesamtsumme aller zu erstattenden Einzelposten.

Erstattungs-Schaltflächen

Die für die Bestellung verwendete Zahlungsmethode bestimmt die Rückerstattungsschaltflächen, die für eine Gutschrift verfügbar sind.

Rückerstattung Wenn der ursprüngliche Kauf per Kreditkarte über ein Zahlungsgateway bezahlt wurde, wird der Erstattungsbetrag vom Zahlungsanbieter verwaltet. Um Rückerstattungen zu verwalten, lesen Sie bitte die Dokumentation Ihres Zahlungsanbieters.
Rückerstattung Offline Wenn der ursprüngliche Kauf per Scheck oder Zahlungsanweisung bezahlt wurde, wird die Rückerstattung direkt an den Kunden ausgezahlt, indem ein Scheck, ein Geschenkgutschein oder Bargeld ausgestellt wird, wenn Sie ein Ladengeschäft haben. Die Gutschrift dient als Beleg für die Offline-Transaktion.
Rückerstattung auf Firmenguthaben Wenn der Kauf mit einem Firmenguthaben verrechnet wurde, wird die Rückerstattung an das Firmenkonto zurückgegeben.